Auszahlungslauf

Von der Vorschau bis zur Überweisung - so zahlen Sie Ihre Partner korrekt und effizient aus.

Ablauf einer Auszahlung

Die Auszahlung in QUALITYCLICK erfolgt in drei Schritten:

Schritt 1: Virtueller Auszahlungslauf

Starten Sie die Auszahlung unter Finanzen → Jetzt auszahlen. Zunächst erfolgt eine virtuelle Vorschau.

Einstellungen im virtuellen Lauf:

• Partnergruppen wählen, die ausgezahlt werden sollen
• Stichtag setzen (Transaktionen angelegt bis oder bestätigt bis zum Stichtag)
• Abrechnungszeitraum: automatisch (pro Partner der längstmögliche Zeitraum) oder manuell

Die Vorschau zeigt:

• Alle Partneraccounts mit den auszuzahlenden Beträgen
• Hinweise auf Partner mit unvollständigen Bankdaten
• Hinweise auf Partner ohne Umsatzsteuer-Auszahlung
• Option, einzelne Partner manuell abzuwählen

Wer wird ausgezahlt?

Nur Partner, die das Auszahlungsminimum überschritten haben und nicht gelöscht oder stillgelegt sind.

Schritt 2: Auszahlung starten

Nach der Kontrolle starten Sie den Auszahlungslauf manuell. Dabei passiert Folgendes:

1. Der Kontostand der gewählten Partner wird um den ausgezahlten Betrag verringert
2. Der Status der Transaktionen wechselt von "bestätigt" auf "ausgezahlt"
3. Jeder Partner erhält seine Gutschrift als PDF per E-Mail
4. Die Gutschrift ist zusätzlich im Partneraccount abrufbar
5. Ihre Buchhaltung erhält ein PDF-Sammeldokument per E-Mail (Empfänger unter System → Einstellungen → E-Mail Buchhaltung)

Inhalt der Gutschrift (PDF)

Die Gutschrift enthält: Gutschriftsnummer (individualisierbar), Datum der Auszahlung, Abrechnungszeitraum, Leistungsbeschreibung, Name und Anschrift des Partners, PartnerID, Provisionsbeträge (Netto, USt., Brutto), Steuernummer/USt-ID des Partners, Bankdaten des Partners, frei definierbare Zeilen.

Im Anhang jeder Gutschrift: Übersicht der Kontobewegungen, Kurzstatistik der Provisionen nach Kampagnen und Produkten, Einzelliste aller Kontobewegungen mit Transaktionsdaten (inkl. SubID).

Schritt 3: SEPA/EBICS-Sammelüberweisung

Unter Finanzen → Export → offene Auszahlungen erzeugen Sie die EBICS-Datei für Ihre Banksoftware.

Ablauf:

1. Eigene Bankverbindung eingeben (wird gespeichert, bei mehreren Konten das korrekte auswählen)
2. EBICS-Datei erzeugen - alle enthaltenen Gutschriften werden automatisch als "gezahlt" markiert
3. Ihre Buchhaltung erhält per E-Mail: die EBICS-Datei (ebics.xml) und das EBICS-Begleitdokument (PDF)
4. EBICS-Datei in Banksoftware importieren (z.B. StarMoney) und mit einer TAN alle Überweisungen ausführen

Das Begleitdokument enthält pro Affiliate: Anschrift, Steuernummern, Bankverbindung, Netto/USt./Brutto-Beträge. Am Ende zwei Summenzeilen (mit und ohne Umsatzsteuer getrennt).

Gutschriften verwalten

Unter Finanzen → Gutschriften finden Sie alle erstellten Gutschriften mit Filter nach Zeitraum, PartnerID und Gutschriftsnummer.

Aktionen pro Gutschrift:

• PDF anzeigen (Klick auf Gutschriftsnummer)
• Als "bezahlt" markieren
• Umsatzsteuer nachträglich hinzufügen (erstellt Korrekturbeleg + neue Gutschrift)
• Gutschrift neu generieren (aktualisiert Name, Adresse, Steuernummer, Bankdaten)
• Zugehörige Transaktionen anzeigen

Umsatzsteuer

Provisionen werden vom Netto-Umsatz berechnet. Übergeben Sie im Tracking-Pixel immer den Netto-Bestellwert (ohne MwSt. und Lieferkosten).

Voraussetzungen für USt.-Auszahlung:

• Partner hat "Gewerbe" in seinem Account aktiviert
• Partner hat eine Steuer- oder USt-ID angegeben
• Der Affiliate-Manager hat die USt.-Auszahlung pro Account einmalig bestätigt (unter Partner-Detailansicht → Finanzen)

Nachweis-Workflow:

1. Partner lädt Gewerbeschein/Dokumente in seinem Account hoch (Dateiupload)
2. Manager wird per E-Mail benachrichtigt
3. Manager prüft die Dokumente und aktiviert die USt.-Auszahlung
4. Hochgeladene Dokumente können vom Partner nicht mehr gelöscht werden

Finanzeinstellungen

Systemweit (Finanzen → Einstellungen)

• Minimaler Auszahlungsbetrag: Ab welchem Betrag ein Partner in den Auszahlungslauf kommt
• Transaktionsliste in Gutschriften: Ausführliche Transaktionsaufstellung in der PDF-Gutschrift (bei >1000 Transaktionen automatisch deaktiviert)
• Währungen: Pro Programm eigene Währung möglich. Programmübergreifende Statistiken werden in Euro zusammengefasst. Wechselkurse können angepasst werden.
• Leistungsdatum: Definiert den Zeitpunkt, der als Leistungszeitpunkt auf Gutschriften ausgewiesen wird. Wählbar zwischen „Angelegt" (Datum der Transaktionsanlage) und „Bestätigt" (Datum der Transaktionsbestätigung). Relevant für die steuerliche Zuordnung von Provisionen zu Abrechnungsperioden.

Pro Programm

• Interne Kostenstelle: Vermerken Sie eine Kostenstelle auf den Gutschriften
• Rechnungsvorsatz: Buchstaben- oder Zahlenkombination vor der Gutschriftsnummer für eigene Rechnungskreise

Gutschriftenvorlage

Für Gutschriften im Corporate Design laden Sie Ihre Briefkopf-Vorlage als PDF direkt im System hoch. Gehen Sie zu Finanzen → Einstellungen → Programm-Reiter.

So richten Sie die Vorlage ein:

1. PDF hochladen: Laden Sie Ihre Briefkopf-Datei über den Datei-Upload hoch
2. Positionierung anpassen: Stellen Sie mit den Feldern „Abstand oberer Rand" und „Abstand linker Rand" ein, wo der dynamische Content beginnt
3. Aktivieren: Klicken Sie auf „Temporäre Gutschriftenvorlage jetzt aktivieren"
4. Testen: Prüfen Sie die erzeugte Testgutschrift auf korrekte Positionierung von Logo, Adresse und Content

Ihre Vorlage enthält Bereiche für Logo, Kontaktdaten und Pflichtangaben (UmsatzsteuerID, Handelsregisternummer, Geschäftsführer). Sämtliche dynamischen Daten (Partnerdaten, Abrechnungs- und Transaktionsdaten) werden von QUALITYCLICK automatisch in den Content-Bereich eingefügt.

Export

Unter Finanzen → Export können Sie offene und alle Auszahlungen als CSV herunterladen sowie Gutschriften eines Zeitraums als PDF-Verzeichnis exportieren.